| Otras Denominaciones | Ninguna |
|---|---|
| Perfil Gestion Puesto | Puesto administrativo de asistencia secretarial, archivo, recepción, mecanografía y demás labores de apoyo en oficinas. |
| Perfil General | Organizar el despacho de los servicios secretariales del área a la que este adscrita; atender los asuntos que le encomiende su jefe inmediato superior para su procesamiento en texto, comunicaciones o despacho de oficios, administrar el archivo, registros de correspondencia y realizar llamadas telefánicas y comunicados electránicos, así como los demás mensajes necesarios para la gestión del área. |
| Especialidad Puesto | Trabajo secretarial, organización y atención de los procesos de apoyo al despacho de los asuntos de la oficina y de su Titular. |
| Finalidad Principal Puesto | Organizar el trabajo de asistencia secretarial en su área de adscripción, para asegurar su buen funcionamiento y resolver los requerimientos de logéstica administrativa que requieran los servicios propios del área y del despacho del Titular. |
| Funciones | Compilar o recibir, clasificar, registrar y analizar información y datos de tipo administrativo para su procesamiento en los servicios secretariales que correspondan. Procesar cabalmente, en tiempo y forma los datos y documentos que le sean turnados para su análisis, gestión, dictamen, validación, conversión, o tratamiento bajo los sistemas y procedimientos establecidos. - Estudiar los procedimientos administrativos propios de su área y determinar de conformidad con el orden interno de los mismos, la forma de atender los insumos de datos, documentos e información que le sean turnados para su análisis. Operar los registros, clasificación y procesamiento de información en los formatos instituidos para tal efecto o proponer los que mejor se adapten a los requerimientos de los procedimientos a su cargo. Establecer las rutinas de registro, análisis, tratamiento y producción de datos e insumos de información administrativa, correspondiente a los asuntos y procedimientos regulares o estandarizados a su cargo, hacióndolos compatibles con la atención de otros asuntos no programados. - Resolver en túrminos técnicos y de conformidad con los procedimientos administrativos aplicables, los asuntos que le sean turnados para su atención y despacho. Operar el equipo que tenga a su cargo de conformidad con las normas establecidas para dicho propésito. Gestionar con oportunidad los insumos y requerimientos técnicos de recursos y materiales que requiere su trabajo de análisis. - Llevar registro de visitas y programar el orden de su atención de conformidad con las instrucciones de su superior inmediato. Comunicar, entregar y solicitar instrucciones para la atención y despacho de la correspondencia y documentación recibida. Atender las comunicaciones propias del área y enlazar o comunicar a su jefe inmediato en la red que forman las mismas. Maquilar los documentos oficiales que le sean turnados, aplicando las normas establecidas para cada caso específico. Archivar y documentar los expedientes y mantener actualizados los registros de documentos mediante los sistemas establecidos. Organizar y proveer los servicios de logéstica secretarial. Mantener un alto grado de discreción de documentos e información de interás confidencial. Las demás inherentes al cargo que le encomiende su Jefe Inmediato. - Gestionar los apoyos de procesamiento de datos e información y demás de tipo técnico y de consulta que requiera la realización de documentos, formatos y reportes de su área. |
| Capacidades Requeridas | Dominio de conocimientos en técnicas de registro, compulsa, clasificación y análisis de datos administrativos. Conocimientos de los procedimientos institucionales en materia administrativa. Técnicas de análisis legal de documentos administrativos. - Trabajo bajo estándares de gestión. Lectura analítica. Criterio de discriminación técnica de datos en variables, frecuencias y constantes. - Conocimientos de normas de operación de los asuntos y materias a su cargo. Ubicación e Interpretación de marcos normativos. Sentido de organización y economía. - Organización del trabajo secretarial. Relaciones Públicas. Comunicación humana - Atención de ordenes. Comunicación con acierto en el uso de lenguaje técnico. Cooperación con otros. |
| Nivel Escolaridad | Minimo Bachillerato o carrera secretarial |
| Titulo | Certificado |
| Profesion | Análisis del trabajo de oficina y procesos administrativos. |
| Area Conocimiento | Carrera técnica en materia de servicios secretariales |
| Habilidades Requeridas | Capacidad de análisis técnico y lógico para el tratamiento de textos |
| Antecedentes Desempeno Laboral | Trabajo secretarial |
| Puesto Previo | Auxiliar de Servicios |
| Experiencia Requerida | Trabajo secretarial |
| Requiere Experiencia Previa | Si |