| Otras Denominaciones | Ninguna |
|---|---|
| Perfil Gestion Puesto | Puesto administrativo de asistencia logéstica, y labores de apoyo en oficinas |
| Perfil General | Atender la audiencia, registro de personas visitantes y usuarios de su área, turnar sus asuntos a revisión, informar sobre requisitos de audiencia y atención a visitantes mediante procedimientos logésticos. |
| Especialidad Puesto | Relaciones públicas, manejo de audiencia y sistemas logésticos de atención de visitantes |
| Finalidad Principal Puesto | Organizar la atención al público en solicitudes de audiencia o visitas a jefaturas y áreas de gestión, de tal manera que se atiendan los diversos asuntos que se plantean con orden eficiencia y buen servicio. |
| Funciones | Organizar las áreas de audiencia mediante procedimientos de registro y entrevista de reconocimiento. Disponer de información, directorios y catúlogos, sobre servicios del área de adscripción y de otras áreas afines o complementarias para efectos de canalizar en forma adecuada los asuntos planteados por los usuarios y visitantes. - Integración de directorios y referencias técnicas de requisitos y procedimientos del área. Conocer, clasificar y canalizar los asuntos de los cuales tenga conocimiento de conformidad con las políticas de audiencia del área y de los protocolos de los servicios que esta provea. Integrar los registros de visitantes e integrar los datos clave para poder localizarlos con posterioridad en casos necesarios. - Administrar la agenda de la audiencia y emitir turnos y horarios de atención en casos necesarios. Tener en orden todos los implementos y medios para la atención de visitantes. Gestionar con oportunidad los insumos y requerimientos técnicos de recursos y materiales que requiere su trabajo. - Recibir, registrar y sellar la correspondencia de Instituciones Públicas, privadas, sociales, y de la ciudadanía en general, así como su debida distribución a las áreas. correspondientes. Atender y realizar llamadas telefánicas, así como canalizarlas a cada una de las áreas. Elaborar documentos de oficina que le sean encomendados por su jefe inmediato. Atender y orientar a las personas que acuden y solicitan información directamente o vía telefánica. Llevar el control y rergistro de visitantes que acuden a la dependencia o entidad. Archivar la correspondencia que le sea encomendada, girada y recibida . Las demás inherentes al cargo que le encomiende su Jefe Inmediato. - Gestionar ante otras áreas los apoyos de procesamiento de datos e información y demás de tipo técnico y de consulta que requiera la realización de su trabajo |
| Capacidades Requeridas | Técnicas de comunicación interpersonal. Manejo de protocolo de bienvenida, atención y canalización de audiencias. Técnicas de consulta a directorios y catúlogos de servicios. - Trabajo bajo estándares de gestión. Lectura analítica. Criterio de discriminación técnica de datos en variables, frecuencias y constantes. - Conocimientos de normas de operación de los asuntos y materias a su cargo. Ubicación e Interpretación de marcos normativos. Sentido de organización y economía. - Manejo y tratamiento adecuado de dosumentación oficial, de material y equpo de oficina. Sentido de orden y organización de actividades y material Atención de normas e instrucciones Manejo adecuado de la imagen del servicio público - Empleo eficiente de los canales formales de comunicación organizacional |
| Nivel Escolaridad | Minimo carrera secretarial |
| Titulo | No |
| Profesion | Análisis del trabajo de oficina y procesos administrativos. |
| Area Conocimiento | Carrera técnica en materia de servicios secretariales |
| Habilidades Requeridas | Capacidad de análisis técnico y lógico para el tratamiento de textos |
| Antecedentes Desempeno Laboral | Trabajo secretarial |
| Puesto Previo | Auxiliar administrativo |
| Experiencia Requerida | Trabajo secretarial |
| Requiere Experiencia Previa | Si |